مهما كان مستواك … نصائح تساعدك على إتقان العمل على برنامج إكسيل بسرعة

لن أدخل بمقدمة مملة عن تاريخ هذا البرنامج ولا عن أهميته في عالم الأعمال، يكفي أن نذكر أنّه وفقًالدراسة أجرتها شركة فورسترز ريسيرش، فإنّ 81% من المؤسسات حول العالم تستخدم برنامج الإكسل في عملها سواءً كانت هذه المؤسسات شركات عملاقة أو ورشات عمل صغيرة، فإنّه لا غنى لموظفي هذه المؤسسات عن إكسل.

لا يبدو في الأفق القريب أي إشارة إلى أنّ أهميته في عالم الأعمال ستتأثر. لذلك، فقد أصبح من الأساسيات أن تُضَمِّن مستوى إتقانك للإكسل في سيرتك الذاتية، وأن تطور قدراتك في استخدامه إذا كنت ترغب في الحصول على فرص عمل أفضل، خاصةً إذا كنت تطمح للحصول على عملٍ مكتبي.

هناك مئات المواقع الإلكترونية التي توفر دورات إكسل تدريبية مدفوعة أو مجانية، بالإضافة إلى عدد هائل من الفيديوهات التعليمية على اليوتيوب، والمقالات المرفقة بالصور البيانية والأمثلة التدريبية العملية المتوفرة من موقع مايكروسوفت والكثير من المواقع الأخرى، وبالطبع ما تزال هناك شعبية واسعة للدورات التدريبية مع مدرب في غرفة الصف، ولكن ما هي أفضل طريقة لتتعلم الإكسل وتطور مهاراتك فيه؟

جميعنا مختلفون في طريقة التعلم. لذلك، سأقدم بعض النقاط العامة المتعلقة بمسيرة التدريب على الإكسل:

أولًا: البداية

من الضروري أن تعرف ما الذي يستطيع أن يقوم به هذا البرنامج قبل أن تغوص في خاصيات formatting و المعادلات. الطريقة الأسهل هي أن تبحث عن مقالات حول هذا الموضوع، لا تضيع وقتك في قراءة تاريخ البرنامج والفروق بين النسخ، ولكن ركّز على فهم ماذا يمكنك أن تخزن فيه وكيفية إدخال وإخراج البيانات منه.

راجع: أوامر واختصارات رائعة تجعلك محترفًا في استخدام برنامج الإكسل

على الرغم من أنّه يمكن أن تعتمد بشكل كامل على الدورات المتوفرة على الإنترنت لتبدأ الخطوات الأولى في التعلم، ولكن ستتعلم بشكل أسرع إذا بدأت مع مدرب، خاصةً إذا كنت لا تعتمد على المصادر المتوفرة باللغة الإنكليزية.

ثانيًا: كيف تستطيع أن تتذكّر المعادلات

هناك عدد كبير من المعادلات (472 معادلة في إكسل 2016)، بعضها أساسي ويجب على كل مستخدم أن يتعلمه، مثل: معادلات if functions و vlookp، ولكن الكثير من المعادلات تختص بمجال معين، فمثلًا المحاسب لا يحتاج أن يتعلم معظم معادلات الحسابات الرياضية المعقدة، فهي اختصاصية وليست ضروريةً في الحياة اليومية.

لذلك، لا تدع هذا الكم من المعادلات أن يخيفك. ستلاحظ أثناء التدريب أنّك ستتعلم الكثير منها، ولكن من المرجح أنّك لن تتذكر معظمها بعد يوم أو يومين؛ وذلك لأنّك ربما لن تستخدمها بشكل متكرر حتى ولو كنت تقضي معظم ساعات عملك مع الإكسل. لا تجعل ذلك يحبطك، فكل هذه المعادلات موجودة على الإنترنت، فقط ابحث على غوغل وستجد أمثلةً وشروحًا كثيرةً، ولكن المهم خلال التدريب هو أن تعرف أنّه يوجد معادلة في إكسل تستطيع أن تنجز مهمة معينة، أمّا اسم المعادلة وكيف تكتبها، فهو أقل أهمية بوجود غوغل.

ثالثًا: تعلم Conditional formatting

لتكسر النمطية المملة للبيانات الرقمية والنصية. هذه الخاصية سهلة ولا تحتاج لاستخدام معادلات في المستوى المبتدأ، أمّا في المستوى المتقدم، فيمكنك أن تبهر مديرك وزملاءَك عندما توظّف المعادلات مع هذه الخاصية لتجعل الجداول والبيانات سهلة التحليل.

رابعًا: macro و VBA

يعتقد الكثيرون بأنّ المستوى المتقدم في الإكسل مرتبط بإتقانك للغة ال VBA مع الإكسل. ربما كانت هذه النظرية صحيحةً إلى حد كبير في النسخ القديمة، ولكن مايكروسوفت تقوم بإضافة الكثير من العمليات وتوسع قدرات المعادلات بشكل مستمر مع كل إصدار جديد، مما يقلل الحاجة لل VBA، بالطبع ما زال هناك فوائد كبيرة لل VBA، ولكن لها أيضًا مشاكل كثيرة لذلك يفضَّل العمل بدونها إن أمكن.

يجب أن أذكر هنا بأنّه من الممكن أن تسجّل ماكرو وتربطه بزر تشغيل مثلًا دون الحاجة لأي خبرة بال VBA، وفي مراحل متقدمة يمكنك أن تتعلم كيف تبني ماكرو وتضيف إليه بعض أوامر ال VBA المتوفرة على الإنترنت، وأيضًا دون الحاجة لخبرة بالبرمجة.

النقطة الأخيرة والأكثر أهميةً هي أن تتعلم منطق الإكسل، فهو المفتاح لكسر حاجز الخوف من هذا البرنامج. لا يمكن تغطية هذا الموضوع هنا، فهو يحتاج للتوسع والأمثلة العملية المفصلة. لذلك، سأتحدث عنه في مقالٍ خاص به، ولكن باختصار يعتمد إكسل على قواعد معينة، إذا فهمتها ستجد سهولةً كبيرةً في تطوير خبرتك به، فمثلًا يخزّن إكسل التاريخ بقيمة رقمية تبدأ بالرقم 0، وهو يمثل 1900/01/01، وبالتالي يمكن تنفيذ عمليات الجمع والطرح العادية على التاريخ. ربما لا يبدو ذلك مهمًا في بداية تعلمك، ولكن في المراحل التالية ستجد مثل هذه المبادئ مفيدةً جدًا. أكبر تاريخ يعرفه الإكسل في الوقت الحالي هو 31/12/9999 وهو يمثل الرقم 2,958,465.

مثال آخر أي عملية format تنفذها يقوم إكسل بتسجيلها بصيفة VBA، وبالتالي يمكنك أن تسجّل ماكرو لتتعلم كيف يتحول أي أمر تقوم به إلى لغة برمجة يمكن أن تستخدمها لاحقًا؛ لتعديل الكودات الجاهزة الموجودة على النت.

سأحاول في مقالات أخرى أن أقدم أمثلةً لعمليات يمكن أن تسهّل تعلُّم الإكسل، وتفيد في العمل مع هذا البرنامج الساحر.